權狀不在手上，先確認是不是遺失

找不到權狀時，先不要急著填補發申請。正本真的滅失、放在別人手上、破損但仍可辨識，以及只想查登記內容，分別需要不同處理。

以一個示意情境來說，屋主搬家後找不到文件，家人猜測可能還在銀行保管。他想趕快補一張，以免耽誤過戶。此時最重要的工作是確認正本位置，而不是先簽遺失切結：若銀行或家人確實持有，就應先處理取回、提供本案使用，或詢問本次登記是否有免附權狀規定。

如果確認已燒毀、遺失或其他原因滅失，才進入補給的準備。土地登記規則要求登記名義人說明滅失原因，提出切結或相關證明，並有公告程序。這不是按下線上按鈕就能立即拿到新正本的服務，因此有交易期程時，宜及早說明目前狀況與預定辦理的案件。

若正本還在，只是破損，應先看能否辨識記載內容，再向地政事務所確認換給或其他處理方式。不要為了套用熟悉的表格而把損壞寫成完全遺失。收到重測或重劃換狀通知的情形，也應依通知的原案程序詢問，和自己申請一般補給的背景不完全相同。

還有一種常見誤會：只是想知道房子有沒有抵押，卻以為一定要先找到權狀。查詢現在的登記資料可以從適當類別的謄本開始，依申請人的身分及資格辦理。權狀與謄本功能不同，查到謄本不等於重新取得權狀，但也不必為了查詢內容先完成補給。

準備詢問時，先列出三件事：正本最後一次出現在哪裡、目前登記名義人是否在世、這次需要正本做什麼。若涉及他人保管，記下已向誰確認及答覆；若涉及亡者名下房地，則連同繼承資料詢問。家人持有舊權狀，不表示可以直接代亡者以本人身分提出補給申請。

與窗口聯絡時，可以說：「我正在辦理這筆房地的某項登記，正本目前由某人持有，對方尚未交還。這種情形應如何備件？」這比只說「權狀不見了」更能避免走錯程序。若有返還爭議，保存往來紀錄，再詢問適當處理方式，而不是以不實的滅失原因解決。

辦理完成後，將新權狀與當次收件、領件紀錄一起保存，也可記錄保管位置及受託人。未來再遇到房地交易或貸款，才能迅速分辨是需要查詢現況、提出正本，或辦理特定書狀程序。